社内報は、企業が従業員に向けて社内情報を発信する広報ツールです。具体的には、以下の社内情報などを掲載します。

• ・経営方針
• ・業績報告
• ・業界動向
• ・新規事業
• ・部署紹介
• ・従業員インタビュー
• ・社内ルール
• ・福利厚生制度
• ・社内表彰
• ・社内イベント

自社に関するさまざまな情報を掲載します。主な形式は新聞や冊子のような紙媒体ですが、最近ではメルマガの形式や、Webサイト、PDFのようなデジタル媒体が増えています。

社内報の最終的な目標は自社の成長です。この目的を達成するため、社内報は次の役割を担います。

• ・経営理念の浸透
• ・従業員のモチベーションを高める
• ・社内情報の共有

明確な目的をもって発行される広報ツールといえるでしょう。

ここからは、社内報の目的を詳しく解説します。

経営理念やビジョンの浸透を図る

多くの企業は、社内報を活用して経営理念やビジョンの浸透を図っています。この目的で掲載される主なコンテンツは次の通りです。

• ・経営者のメッセージ
• ・中長期戦略の解説
• ・成功事例の特集

共通認識を醸成し、全従業員の足並みを揃える役割を果たします。成功事例を通じて、従業員に好ましい行動を促すこともあります。社内の一体感や結束力を高める重要な取り組みです。

従業員のモチベーションを高める

社内報に次の情報を掲載すると、従業員のモチベーションを高められます。

• ・表彰された従業員
• ・成果を出したチーム
• ・経営陣からの評価

掲載された従業員やチームが、組織に認められたと実感できるためです。社内報を見た従業員のよい刺激にもなります。
また、従業員インタビューや従業員紹介は、社内コミュニケーションのきっかけになります。従業員同士のつながりを生み出し、組織力を強化することもできます。

社内の情報や取り組みを周知する

情報共有も、社内報を発行する目的のひとつです。具体的には、以下の情報などを掲載します。

• ・プロジェクトの進捗
• ・発売予定の新商品
• ・社内イベントのレポート
• ・教育プログラムの紹介
• ・社内コンテストの結果

部署や拠点を横断して情報を共有できるため、組織内に一体感が生まれ、連携を図りやすくなります。また、利害関係者に社内報を公開して、企業の透明性を高めることもできます。

続いて、社内報制作の基本的な流れを解説します。

①目的やコンセプトを明確にする

具体的な制作作業を始める前に、社内報の目的やコンセプトを明らかにします。これらにより優先するべきコンテンツは異なるためです。たとえば、経営理念の浸透が目的であれば経営陣のメッセージ、社内コミュニケーションの活性化が目的であれば従業員の紹介が効果的でしょう。事前にアンケートやヒアリングを実施して課題を洗い出しておくと、自社に適した目的やコンセプトを設定しやすくなります。自社にノウハウがない場合は、外部事業者に委託して制作することがあります。

②スケジュールを作成する

次に、社内報の発行頻度を決定します。発行頻度別の特徴は次の通りです。

発行頻度	特徴
月刊	・タイムリーな情報を掲載できる ・準備期間が短い
季刊(3カ月に1回)	・時間をかけて準備できる ・情報の鮮度を保ちにくい
半年刊（6カ月に1回）	・制作の負担が小さい ・従業員から存在を忘れられることがある

掲載するコンテンツや制作体制、予算などを踏まえて、発行頻度を決定することが大切です。また、発行頻度とあわせて、掲載媒体も検討しましょう。掲載媒体については、後ほど詳しく解説します。

③具体的なコンテンツを決める

目的やコンセプト、発行頻度を踏まえて、社内報に掲載するコンテンツを決定します。定期的に発行するため、連載できるコンテンツの比率を高めると、制作にかかる負荷を抑えられます。また、創刊号では、読者のニーズを意識することも大切です。制作側の都合だけを意識すると、次の号から読んでもらえない恐れがあります。掲載内容が決まったら、原稿を作成します。

④全体の媒体・デザインを整える

原稿完成後に、社内報の目的やターゲットを踏まえて、掲載媒体を決定します。後ほど説明する通り、媒体により特徴は異なるためです。参考に、主な掲載媒体を紹介します。

• ・新聞
• ・冊子
• ・Webサイト
• ・PDF

掲載媒体を決めてから、全体のデザインを調整します。たとえば、経営理念の浸透が主な目的であれば落ち着いたデザイン、社内コミュニケーションの活性化が目的であれば親しみやすいデザインが適しているでしょう。デザインで悩む場合は、目的やターゲットが似ている冊子やWebサイトを参考にできます。デザイン完成後に、読者目線で読みやすさを確かめることも重要です。

⑤校正を行い配布する

コンテンツが完成してから、校正作業を行います。気をつけたいポイントは次の通りです。

• ・画質
• ・内容の誤り
• ・表記の誤り
• ・誤字脱字
• ・レイアウトの崩れ

複数人でチェックすると、修正箇所を見つけやすくなります。内容に問題がなければ、社内報を発行し、従業員に配布します。

ここからは、社内報を制作する際に意識したいポイントを解説します。

自社に向いている媒体を選ぶ

社内報の掲載媒体は、紙媒体とデジタル媒体に分かれます。それぞれの特徴は異なるため、発行の目的を踏まえて自社に適した媒体を選択することが大切です。参考に、主な掲載媒体の特徴を紹介します。

掲載媒体	特徴
新聞・冊子（紙媒体）	・実際に手に取って読める ・長期間にわたり保存しやすい ・印刷代と配布の手間がかかる
Webサイト（デジタル媒体）	・必要なタイミングで情報を更新できる ・閲覧数などのデータを収集できる ・人気のない記事が埋もれやすい
PDF（デジタル媒体）	・制作コストを抑えやすい ・そのまま紙に印刷できる ・閲覧数などのデータを収集できない

従業員の意見や反応を収集・分析する

従業員の意見や反応をもとに、コンテンツの内容を改善すると、社内報の効果を高められます。単に発行するだけではなく、PDCAサイクルを回して、継続的に内容を改善することが重要です。従業員の意見や反応は次の方法で確認できます。

• ・アンケート調査
• ・ヒアリング調査
• ・閲覧データの解析
• ・コメント欄の開放

社内報にリンクや、QRコードを設置して、意見を募集してもよいでしょう。

従業員が興味を持つコンテンツを作成する

社内報は、従業員に情報を伝える広報ツールのひとつです。掲載内容を通して、行動変容を促せます。有効活用するため「誰に何を伝えるか」を整理することが重要です。会社が伝えたい情報を一方的に伝えると、読者離れを招く恐れがあります。現場の事例や社員インタビューなど、自分事化しやすい内容も盛り込み、従業員が読みたくなる社内報を目指しましょう。コンセプトをもとにコンテンツを制作すれば、カジュアルな内容でも社内報の目的を果たせます。